Jedną z opcji w Aplikacji Podatnika KSeF jest także możliwość wystawienia faktur bezpośrednio w KSeF.
Po kliknięciu Wystaw fakturę VAT następuje przejście do strony, gdzie można wypełnić kolejne pola faktury.
kliknij, aby powiększyć
Warto zwrócić uwagę na znajdując się przy poszczególnych fragmentach znaczki + (Rozwiń ) i – (Zwiń) odkrywające lub ukrywające poszczególne elementy faktury. Całość jest raczej intuicyjna i nie powinno być problemu z wypełnieniem. Warto zwrócić też uwagę na blok Dodatkowy Opis, gdzie do każdej pozycji faktury można dodać dodatkowe informacje.
kliknij, aby powiększyć
Taki dodatkowy opis do wybranych pozycji może być przydatny. W przykładowej wizualizacji faktury wygląda to tak:
kliknij, aby powiększyć
Przejście do kolejnej strony – po naciśnięciu przycisku Dalej na dole każdej strony. Dobry rozwiązaniem jest możliwość pobrania danych kontrahenta przypisanych do numeru NIP. Wystarczy wpisać numer NIP i nacisnąć Pobierz dane. Nazwa oraz adres podstawią się automatycznie. Możliwość ta dotyczy zarówno Sprzedawcy jak i tu Nabywcy. W Aplikacji Testowej – dane sa częściowo ukryte, a adres zmieniony.
Na końcu wystarczy nacisnąć przycisk Wystaw i faktura jest wystawiona.
Chcąc wysłać fakturę w Aplikacji Podatnika KSeF można skorzystać z menu Faktur, z opcji Wczytaj fakturę. Oczywiście musimy mieć tu wcześniej wygenerowany plik faktury ustrukturyzowanej w formacie xml. Ja akurat korzystam z własnej aplikacji w Accessie, ostatnio rozbudowałam ją o moduł generowania zgodnych ze schematem faktur xml, więc teraz bez problemów mogę korzystać z bezpłatnej aplikacji rządowej.
Po wybraniu Wczytaj fakturę przechodzimy do strony z przyciskiem do wskazania pliku na komputerze.
Po wybraniu pliku widzimy go na stronie.
Jeżeli, tak jak widać na screenie, pojawia się komunikat o błędach – trzeba nacisnąć przycisk Edytuj i krok po kroku prześledzić kolejne elementy faktury.
Tu akurat – błędna jest data wystawienia faktury:
Do celów ilustracyjnych korzystam z Aplikacji Testowej, która nie pozwala na wstawienie daty innej niż bieżąca. Nie testowałam takich przypadków w bazie produkcyjnej, ale wówczas mogą się pojawić dodatkowe oznaczenia (np.faktura offline).
Tu poprawiłam datę, przeszłam przez kolejne strony (poprzez przycisk Dalej) :W każdym momencie można tez pobrać taką fakturę w formacie xml:Jeżeli wszystkie błędy zostały poprawione – na dole ostatniej strony pojawią się przyciski:
Można już wystawić fakturę, pobrać ją w xml-u,a także podejrzeć.
Jeżeli wczytana faktura jest poprawna i nie wymaga korekty, od razu po wczytaniu wygląda to tak:
Poprzednia notka opisuje logowanie się do Aplikacji Testowej Podatnika. Logowanie do bazy produkcyjnej KSeF wygląda prawie tak samo, choć w tym przypadku po wpisaniu numeru NIP konieczne jest logowanie uwierzytelnione. W przypadku JDG – nie są potrzebne żadne certyfikaty, wystarczy po prostu profil zaufany przypisany do NIP-u.
Na wszelki wypadek przypominam: faktur wysłanych w KSeF nie da się usunąć – zostają tam. W aplikacji testowej także nie da się ich usunąć, tu jednak znikają same po kilku tygodniach. Moje pierwsze, wysłane w ramach testów już nie są widoczne. Zdecydowanie lepiej testować i uczyć się na aplikacji testowej niż w prawdziwej bazie.
Po wejściu do aplikacji mamy taki widok:
kliknij, aby powiększyć
Prowadzę JDG, nie mam księgowej, nie korzystam z żadnych komercyjnych programów do rachunkowości, nie potrzebuję więc żadnych certyfikatów – nie będę tu więc opisywać tej części, gdyż mało o niej wiem. Skoncentruję się na fakturach.
Menu Faktury wygląda tak:
Wchodząc w opcję Lista Faktur możemy zobaczyć wszystkie wysłane i odebrane faktury.
kliknij, aby powiększyć
Mamy tu dwie główne zakładki:
Faktury sprzedażowe (Podmiot1), gdzie znajdują się wszystkie wystawione przez nas faktury
Faktury zakupowe (Podmiot2), gdzie znajdują się wszystkie otrzymane przez nas faktury
Faktury podmiotu innego (Podmiot3), gdzie znajdują się wszystkie faktury, w których jesteśmy wskazani jako odbiorca (dotyczy JST i GV)
Faktury podmiotu upoważnionego – faktury wystawione w naszym imieniu np. przez biuro rachunkowe
Układ widocznych tam faktur jest taki sam w każdej z zakładek.
Faktur w KSeF nie można usunąć, więc po jakimś czasie może ich się całkiem sporo nazbierać, a to oznacza, że bardzo ważnym elementem jest tu Filtr, który umożliwia zawężenie listy faktur widocznych na ekranie.
kliknij, aby powiększyć
Domyślnym ustawieniem filtra jest ostatnich 30 dni, ale można samodzielnie ustawić kryteria.
Wejście do ustawień filtra następuje po naciśnięciu strzałki z lewej strony:
kliknij, aby powiększyć
Przy większej ilości faktur jest to z pewnością bardzo pożyteczne narzędzie. Tym bardziej, że w aplikacji nie ma żadnego mechanizmu umożliwiającego zaznaczenie, że dana faktura jest już pobrana, odhaczona czy też błędna. MF zapowiada, że od kwietnia będzie możliwość zaznaczenia i oflagowania tych, które nas nie dotyczą.
Na grupach FB czytałam także, że zdarzają się przypadki błędnego wpisania danych odbiorcy, choć cała reszta jest prawidłowa. Tu warto pamiętać, że nie da się już tego poprawić notą, konieczna jest faktura korygująca.
Przez ostatnich kilka miesięcy intensywnie współpracowałam z pewną firmą, zlecającą cześć pracy wykonawcom zewnętrznym. Firma ta – spółka akcyjna – cieszy się dobrą opinią, pracują tam mili i sympatyczni ludzie, sama praca była ciekawa. I wszystko byłoby fajnie, gdyby nie zbyt luźne podejście do regulowania płatności wykonawcom zewnętrznym. Chyba tylko jedna faktura została opłacona w terminie, wszystkie pozostałe miały poślizg. Najgorzej było w maju – majówka spowodowała, że nikt nawet nie pomyślał, żeby zająć się płatnościami i w sumie wszyscy (ok.30 osób) dostali pieniądze z opóźnieniem. Pensje pracowników etatowych oczywiście zostały wypłacone w terminie. Późniejsze poślizgi były kilkudniowe. Teraz jednak znowu czekam na przelew – termin płatności faktury upłynął w połowie września, dziś mija termin płatności kolejnej faktury. Gdy tydzień temu próbowałam interweniować – okazało się, że osoba zatwierdzająca zlecenia zewnętrzne była na urlopie, ale do końca tygodnia na pewno pieniądze będą na koncie. Cóż, nie były…
Przykre to, szczególnie gdy patrzę na swoje własne rachunki do zapłacenia. Zastanawiam się, z czego to wynika? Aż trudno uwierzyć, że niby porządna firma opiera się na jednym, zatwierdzającym płatności pracowniku, który nawet po powrocie z urlopu nie załatwia wszystkich zaległości. To akurat byłoby zbyt nieprofesjonalne i stanowiłoby wyraźną skazę na wizerunku. Może więc mają problemy z płynnością finansową? Ostatnio zmieniła się główna siedziba firmy, może przeprowadzka była zbyt kosztowna? A może działa tu zasada, że mając pieniądze na koncie, można je powiększyć o odsetki, nawet jeżeli jest to kosztem zewnętrznych wykonawców?
Przejrzałam sobie umowę. Jest tam sporo o karach, jakie ja będę musiała zapłacić, gdy nie zrobię czegoś w terminie. O konsekwencjach nieterminowego rozliczenia – ani słowa. Owszem, powinnam pewnie zareagować wcześniej, przed podpisaniem. Wydawało mi się jednak, że firma naprawdę jest solidna i żadnych problemów nie będzie. Poza tym – jakoś nie lubię uchodzić za pieniaczkę. Potulnie zniosłam nawet obniżenie wcześniej umówionych stawek – kilka osób protestowało. Zależało mi jednak na tych zleceniach – były ciekawe i dobrze płatne. Teraz też dopominam się tylko delikatnie – mam nadzieję na współpracę przy kolejnych zleceniach. I czuję się żałosna…
A tak na marginesie – kilka tygodni temu nie dotarła do mnie płatność z innej, tym razem małej firmy. Interweniowałam i okazało się, że ktoś coś zawalił w księgowości i faktura gdzieś się zapodziała. Dzień później pieniądze miałam na koncie.Jak widać – małe firmy jednak potrafią. Duże nie muszą się starać i mogą wykorzystywać małych? Nawet jeżeli powodują u nich zatory płatnicze?
Dziś, 20 stycznia to ostatni dzień na zmianę formy opodatkowania działalności gospodarczej na rok 2014. Jeżeli nie złożymy takiej deklaracji – obowiązywać będzie takie zasady jak w roku poprzednim. Kolejną zmianę możemy zgłosić w terminie do 20 stycznia 2015 roku, ale będzie obowiązywać od przyszłego roku.
Do wyboru mamy:
opodatkowanie na zasadach ogólnych czyli podatek obliczany na podstawie normalnej skali podatkowej. Jest to jedyna forma opodatkowania umożliwiająca wspólne rozliczenie współmałżonków czy osób samotnie wychowujących dzieci wspólnie z dziećmi.
podatek liniowy w wysokości 19% dochodów. Opłaca się przy osiąganych dochodach powyżej 100 tysięcy zł rocznie – w takiej sytuacjo opłaca się skorzystać z opodatkowania liniowego.
ryczałt ewidencjonowany w zależności od rodzaj u wykonywanej działalności płacimy podatek w wysokości 3 do 20%. Podatek jest opłacany od przychodów, nie ma możliwości odliczenia kosztów.
karta podatkowa stała kwota miesięcznego podatku wyznaczona przez Urząd Skarbowy, uwzględniająca rodzaj działalności oraz uwarunkowania lokalne.
Demografia oraz prawa wynikające z zawarcia związku małżeńskiego to ostatnio bardzo modne tematy. Pomijając kwestie prawne szeroko omawiane w ramach debaty politycznej na temat związków partnerskich, warto się jednak zastanowić, czy na pewno się to opłaca? Moim zdaniem można mieć wątpliwości. Nasza polityka prorodzinna to w dużej mierze tylko szumne słowa, a nie konkretne korzyści promujące rodzinę.
Mam znajomych prowadzących mały osiedlowy sklepik. Są po ślubie, mają jedno dziecko. Działalność gospodarcza jest zarejestrowana na niego. Oczywiście ona pracuje tam równie ciężko, ale żona w takich przypadkach jest traktowana jako darmowa siła robocza. Z punktu widzenia prawa – żona to osoba współpracująca z przedsiębiorcą, a nie pracownik. Oznacza to, że nie dostaje ona formalnej pensji, której koszty można zaliczyć jako koszty DG. Płaci też pełne składki ZUS – tak jak mąż. Gdyby nie mieli ślubu, a żyli w wolnym związku – mogłaby dostawać pensję liczoną jako koszt (a więc obniżającą podatek). Płaciłaby tez znacznie mniejsze składki na ZUS. W dodatku zaoszczędzilyby także na podatku dochodowym. Teraz rozliczają się wspólnie. Bez ślubu jednak ona mogłaby się rozliczać jako matka samotnie wychowująca dziecko. Gdyby maiła wysoką pensję – jego koszty byłyby dużo większe (a więc też płaciłby mniejszy podatek dochodowy), a ona sama – uciekłaby z podatkami przez dziecko. W odatku on miałby szersze możliwości manewru w zakresie wyboru formy opodatkowania DG. Teraz nie ma wyjścia – tylko rozliczenie na zasadach ogólnych pozwala na na wspólne rozliczenie małżonków. Oczywiście dochodzą jeszcze „drobiazgi” typu pierwszeństwo w przyjęciudziecka do przedszkola dla osób samontnie wychowujacych dziecko itp. A gdyby chcieli wziąć kredyt – to jak głosi reklama pewnego banku – mogą to zrobić nawet z panem organistą. Owszem, pozostaje kwestia braku wspólnoty majątkowej. Nieszczęścia chodzą po ludziach. Na dobrą sprawę jednak – testementem można zapisać wszystko na dziecko – jako pierwsza grupa podatkowa uniknie podatku od spadku. Wszystko inne można załatwić u notariusza. Jednym słowem – młodym ludziom zdecydowanie nie opłaca się formalizować związku. Jeśli już brać ślub – to tylko na starość. Polityka prorodzinna wcale nie jest taka piękna, jak mogłoby się wydawać.
Prowadząc własną DG jedną z ważniejszych spraw jest wybór formy opodatkowania. Robimy to nie tylko przy zakładaniu firmy. Do 20 stycznia każdego roku można zgłosić w Urzędzie Skarbowym zmianę. Zostały 2 tygodnie na podjęcie decyzji. Może warto się przyjrzeć? Podstawowe zasady opisane są tu:
Uwzględnia stawki zarówno na rok 2012 i na rok 2013. Wystarczy wpisać przychody i koszty (rzeczywiste lub szacowane) i zobaczyć – jaki będzie podatek, a jaki zysk z DG. Dodatkowo załączone stawki ryczałtu oraz Karty Podatkowej. Zapraszam.
Nowy rok oprócz nadziei na to, że będzie lepszy niż ten, który minął (dla mnie był kiepski), wprowadza też nowe zasady rozliczania VAT. Próbuję się w tym jakoś zorientować i porządkując swoją wiedzę z zakresu obowiązującej mnie księgowości. W dodatku jakoś mało mi się uśmiecha wprowadzanie zbyt wielu rewolucyjnych zmian w aplikacji, którą napisałam sobie do rozliczania wszystkiego – KPiR, wystawiania faktur, rozliczanie podatków, także VAT. Takie wiele w jednym – dopasowane do moich potrzeb.
Teoretycznie spełniam kryteria Małego Podatnika VAT. Moje przychody w 2012 nie przekroczyły kwoty 1,2 miliona euro (po przeliczeniu na złotówki wg kursu z 1 października 2012 – 4,922 miliona) i jakoś nie widzę szans, aby w tym roku mogły się zbliżyć do tej kwoty. Bez problemu mogłabym więc skorzystać z kasowej metody rozliczania czyli rozliczać podatki dopiero wtedy, gdy dostanę zapłatę za wystawioną przez siebie fakturę. Ten kij ma dwa końce – faktury kosztowe też mogę uwzględniać dopiero po ich zapłaceniu. To akurat mniej boli, gdyż staram się płacić na bieżąco. Inna sprawa, że jakoś nikt mi nie wystawia faktur, za które wcześniej nie zapłaciłam. Ewentualnie media, ale tu akurat operator ma inny bat w ręku – jak nie zapłacę, to odetnie mi dostęp. Zakładam jednak, że jest to przywilej, a nie obowiązek. Mogę skorzystać, ale wcale nie muszę. Choć pewnie działa to na moja niekorzyść. Z ubiegłego roku została mi faktura, za którą do dziś nie wpłynęła należność. Ja ją zaksięgowałam, VAT uwzględniłam w rozliczeniu. Swoją droga – zastanawiam się, czy ten mój niesolidny kontrahent też ją zaksięgował w kosztach? Trudno, straciłam, państwo zyskało. Ja mam nauczkę na przyszłość.
Wybór metody kasowej można zgłosić do US do 15-go stycznia. Jak ktoś się zastanawia – zostały 2 tygodnie na podjęcie decyzji.
Właśnie przeczytałam artykuł redakcji biznesowej GW: Potop lipnych faktur i zastanawiam się, jak takie coś może funkcjonować w praktyce? Owszem, zdarzyło mi się dostrzec w internecie ogłoszenia typu „koszty sprzedam”, ale jakoś mało się tym interesowałam i nie wchodziłam w szczegóły. Wygląda jednak na to, że skala zjawiska jest duża. Jak to działa? Nie odważyłabym się zaksięgować faktury kupowanej gdzieś na bazarze. Na tak niepewnej podstawie zwiększać koszty i odpisywać VAT? Jak rozlicza się taka firma wystawiająca takie faktury? A może wcale nie istnieje, a cały „interes” opiera się na tym, że fiskus nie sprawdzi czy kontrahent istnieje i czy zaksięgował u siebie fakturę? Niezależnie od tego – po lekturze artykułu zastanawiam się, czy i jakie możliwości udowodnienia miałabym, gdyby ktoś mnie posądził o takie sztuczne nabijanie kosztów? Czy dowody wpłaty za fakturę wystarczą? Mam jednak też takie faktury, które opłacam gotówką, gdyż albo nie ma terminala, albo jest, ale chęc skorzystania z płatności kartą skutkuje komunikatem, że przedstawione ceny dotyczą płatności gotówkowych, a płacąc kartą – należy doliczyć kilka procent więcej. A jak mogłabym się bronić przed zarzutem, że to moje faktury są takie „lipne”? Księguję je w przychodach, opłacam VAT. Nawet na drobne zlecenia realizowane przez internet – wystawiam paragon. Czy to wystarczy?
To, co mnie najbardziej niepokoi – to moje własne obawy. Czy w starciu z fiskusem to na na pewno na mnie powinien ciążyć obowiązek udowadniania własnej niewinnoścI?
Metoda kasowa to całkiem dobry sposób na poprawienie kondycji finansowej firmy, przede wszystkim jej płynności finansowej. W znaczny sposób korzystnie wpływa na jej działalność. Wiadomo, że państwo zawsze jest pierwsze w kolejce po należne mu wpływy, wszystkie inne należności i wierzyciele dostają to, co zostanie.
Na dzień dzisiejszy z metody kasowej mogą korzystać tylko firmy mające status Małego Podatnika. Uzyskują go ci, których przychody wynikające ze sprzedaży w poprzednim roku nie przekroczyły kwoty 1 200 000 euro – po przeliczeniu na złotówki w roku 2012 jest to kwota 5 324 000zł. Mając taki status można wystąpić do US z informacją o wyborze kasowej metody rozliczania podatku VAT. Metoda ta polega na tym, że podatek VAT płaci się wówczas nie w momencie wystawienia faktury, a w momencie otrzymania za nią środków (choć nie później niż w terminie 90 dni od daty wystawienia). Proste i logiczne. Wykonałam usługę, wystawiłam fakturę, ale kontrahent ociąga się z płatnością. Konto puste, a podatek trzeba zapłacić w pierwszej kolejności. Na zapłacenie własnych faktur kosztowych już nie starcza i w efekcie zator płatniczy powiększa się o kolejne ogniwo w łańcuchu. To dobrze, że zgodnie z zapowiedziami rządowymi, metoda kasowa będzie mogła być stosowana przez wszystkich. W jakiś sposób poprawi to z pewnością płynność finansową firm. Jeżeli dojdzie jeszcze do również zapowiadanych zasad, że jako koszt można księgować tylko faktury opłacone – powinno to zmobilizować wszystkich. Takie działanie dyscyplinujące może mieć duże znaczenie w stosunku do tych, którzy nie płacą, choć mogą. Ci, którzy nie płacą, gdyż nie mają, tylko pogorszą swoją sytuację. Niemniej jednak gospodarka bardziej płynna finansowo na pewno szybciej będzie się rozwijać, a wzrost koniunktury korzystnie wpłynie na wszystkie firmy.
Ja sama nie stosuję metody kasowej, choć teoretycznie mogłabym. Do limitu ograniczającego status Małego Podatnika dzieli mnie tak wiele, że nie miałabym problemu. I zatory płatnicze też mnie dotykają, niestety. Gdy zaczynałam, nie chciałam jednak komplikować sobie życia i wolałam trzymać się zasady księgowania faktur w momencie ich wystawienia. Prostsze rozliczenia. I wprawdzie też czekam na zaległe płatności, ale mam w zapasie nadpłatę VAT, więc póki co – nie muszę nic wpłacać. Inna sprawa, że chętnie bym płaciła VAT, gdybym miała więcej zleceń i uczciwych kontrahentów. Niestety, jest kiepsko, albo jeszcze gorzej. Będąc z natury optymistką, teraz jestem na skraju załamania psychicznego. Jedyne chwile radości mam wtedy, gdy wchodzę na wagę. Choć mojej „diety odchudzającej” nie życzę nikomu….
Po kliknięciu Wystaw fakturę VAT następuje przejście do strony, gdzie można wypełnić kolejne pola faktury.
Dobry rozwiązaniem jest możliwość pobrania danych kontrahenta przypisanych do numeru NIP. Wystarczy wpisać numer NIP i nacisnąć Pobierz dane. 
Nazwa oraz adres podstawią się automatycznie. Możliwość ta dotyczy zarówno Sprzedawcy jak i tu Nabywcy. W Aplikacji Testowej – dane sa częściowo ukryte, a adres zmieniony. 
