Z Aplikacji Podatnika KSeF można także pobrać UPO do wysłanych faktur. Po co? Szczerze mówiąc – sama nie wiem. Wydaje mi się, że wysłanie faktury w KSeF i pobranie jej np.w formacie PDF, z przydzielonym numerem KSeF jest jednoznaczne z tym, że faktura trafiła do systemu i dodatkowe ściąganie UPO jest zupełnie niepotrzebne. Może jednak się mylę lub o czymś nie wiem? W każdym razie na wszelki wypadek ściągam i wstawiam jako załącznik do swojej własnej własnej aplikacji Access, gdzie wystawiam i odbieram faktury oraz prowadzę wszystkie rozliczenia.
UPO w KSeF można pobrać wybierając w menu pozycję Historia Sesji:
Po wejściu widoczne są ostatnie sesje wysyłania faktur. Można też, podobnie jak przy w menu faktur, zastosować filtry ograniczające listę.
kliknij, aby powiększyć
Kliknięcie w którąś z sekcji powoduje pokazanie jej szczegółów. Poniżej jest także przycisk Pobierz UPO zbiorcze.
kliknij, aby powiększyć
Do wyboru jest format xml lub PDF. Jeżeli w trakcie sesji zostało wysłanych kilka faktur, zostanie pobrane UPO dla każdej z nich. Pojedyncze UPO dla faktury można pobrać też klikając na kropki w ostatniej kolumnie:
Jedną z opcji w Aplikacji Podatnika KSeF jest także możliwość wystawienia faktur bezpośrednio w KSeF.
Po kliknięciu Wystaw fakturę VAT następuje przejście do strony, gdzie można wypełnić kolejne pola faktury.
kliknij, aby powiększyć
Warto zwrócić uwagę na znajdując się przy poszczególnych fragmentach znaczki + (Rozwiń ) i – (Zwiń) odkrywające lub ukrywające poszczególne elementy faktury. Całość jest raczej intuicyjna i nie powinno być problemu z wypełnieniem. Warto zwrócić też uwagę na blok Dodatkowy Opis, gdzie do każdej pozycji faktury można dodać dodatkowe informacje.
kliknij, aby powiększyć
Taki dodatkowy opis do wybranych pozycji może być przydatny. W przykładowej wizualizacji faktury wygląda to tak:
kliknij, aby powiększyć
Przejście do kolejnej strony – po naciśnięciu przycisku Dalej na dole każdej strony. Dobry rozwiązaniem jest możliwość pobrania danych kontrahenta przypisanych do numeru NIP. Wystarczy wpisać numer NIP i nacisnąć Pobierz dane. Nazwa oraz adres podstawią się automatycznie. Możliwość ta dotyczy zarówno Sprzedawcy jak i tu Nabywcy. W Aplikacji Testowej – dane sa częściowo ukryte, a adres zmieniony.
Na końcu wystarczy nacisnąć przycisk Wystaw i faktura jest wystawiona.
Z Aplikacji Podatnika KSeF można pobrać faktury w formacie xml oraz PDF. Do każdej wysłanej faktury można też pobrać UPO.
Jak to zrobić?
Na liście faktur można kliknąć na dowolną fakturę. Otworzy się jej podgląd jej wizualizacji. Po
W lewym górnym rogu znajduje się przycisk Pobierz. Kliknięcie w znajdującym się przy nim strzałkę pozwoli na wybór formatu PDF lub XML, a następnie faktura zostanie zapisana na komputerze (w folderze domyślnym, najczęściej Pobrane).
Można też pobrać od razu więcej faktur, nie trzeba tego robić pojedynczo. Za pomocą filtra można ustawić własne kryteria (filtr domyślny to ostatnie 30 dni). Po kliknięciu w strzałkę z lewej strony
otwiera się nowe okno, gdzie samodzielnie definiujemy parametry:
kliknij, aby powiększyć
Faktury, które chcemy pobrać z aplikacji – trzeba zaznaczyć w checkboxach z lewej strony. Niestety nie ma (a przynajmniej ja nie znalazłam) możliwości jednoczesnego zaznaczenia wszystkich faktur na liście, każdą trzeba zaznaczać osobno.
kliknij, aby powiększyć
Następie naciskamy przycisk Pobierz
Do wyboru mamy PDF oraz XML. Przy kilku fakturach – tworzy się w ten sposób spakowany plik zip.
Po rozpakowaniu – pobrane faktury znajdują się w osobnym katalog pack.
Ja swoje rachunki prowadzę w własnej bazie Access. Dorobiłam już tam procedurę VBA, która odczytuje z każdego takiego pliku faktury jej numer i wstawia brakujący numer oraz datę KSeF w mojej bazie. Zrobiłam to sobie też w Excelu, ale raczej w ramach testu niż faktycznego wykorzystania.
JPK za miesiąc luty też już wysłałam – oczywiście zgodnie z nowym schematem. Choć tu akurat w Excelu, jest prościej. Za pomocą PQ pobieram dane z Accessa do Excela, a sam plik JPK w formacie xml generuję już w VBA Excela.
Chcąc wysłać fakturę w Aplikacji Podatnika KSeF można skorzystać z menu Faktur, z opcji Wczytaj fakturę. Oczywiście musimy mieć tu wcześniej wygenerowany plik faktury ustrukturyzowanej w formacie xml. Ja akurat korzystam z własnej aplikacji w Accessie, ostatnio rozbudowałam ją o moduł generowania zgodnych ze schematem faktur xml, więc teraz bez problemów mogę korzystać z bezpłatnej aplikacji rządowej.
Po wybraniu Wczytaj fakturę przechodzimy do strony z przyciskiem do wskazania pliku na komputerze.
Po wybraniu pliku widzimy go na stronie.
Jeżeli, tak jak widać na screenie, pojawia się komunikat o błędach – trzeba nacisnąć przycisk Edytuj i krok po kroku prześledzić kolejne elementy faktury.
Tu akurat – błędna jest data wystawienia faktury:
Do celów ilustracyjnych korzystam z Aplikacji Testowej, która nie pozwala na wstawienie daty innej niż bieżąca. Nie testowałam takich przypadków w bazie produkcyjnej, ale wówczas mogą się pojawić dodatkowe oznaczenia (np.faktura offline).
Tu poprawiłam datę, przeszłam przez kolejne strony (poprzez przycisk Dalej) :W każdym momencie można tez pobrać taką fakturę w formacie xml:Jeżeli wszystkie błędy zostały poprawione – na dole ostatniej strony pojawią się przyciski:
Można już wystawić fakturę, pobrać ją w xml-u,a także podejrzeć.
Jeżeli wczytana faktura jest poprawna i nie wymaga korekty, od razu po wczytaniu wygląda to tak:
Poprzednia notka opisuje logowanie się do Aplikacji Testowej Podatnika. Logowanie do bazy produkcyjnej KSeF wygląda prawie tak samo, choć w tym przypadku po wpisaniu numeru NIP konieczne jest logowanie uwierzytelnione. W przypadku JDG – nie są potrzebne żadne certyfikaty, wystarczy po prostu profil zaufany przypisany do NIP-u.
Na wszelki wypadek przypominam: faktur wysłanych w KSeF nie da się usunąć – zostają tam. W aplikacji testowej także nie da się ich usunąć, tu jednak znikają same po kilku tygodniach. Moje pierwsze, wysłane w ramach testów już nie są widoczne. Zdecydowanie lepiej testować i uczyć się na aplikacji testowej niż w prawdziwej bazie.
Po wejściu do aplikacji mamy taki widok:
kliknij, aby powiększyć
Prowadzę JDG, nie mam księgowej, nie korzystam z żadnych komercyjnych programów do rachunkowości, nie potrzebuję więc żadnych certyfikatów – nie będę tu więc opisywać tej części, gdyż mało o niej wiem. Skoncentruję się na fakturach.
Menu Faktury wygląda tak:
Wchodząc w opcję Lista Faktur możemy zobaczyć wszystkie wysłane i odebrane faktury.
kliknij, aby powiększyć
Mamy tu dwie główne zakładki:
Faktury sprzedażowe (Podmiot1), gdzie znajdują się wszystkie wystawione przez nas faktury
Faktury zakupowe (Podmiot2), gdzie znajdują się wszystkie otrzymane przez nas faktury
Faktury podmiotu innego (Podmiot3), gdzie znajdują się wszystkie faktury, w których jesteśmy wskazani jako odbiorca (dotyczy JST i GV)
Faktury podmiotu upoważnionego – faktury wystawione w naszym imieniu np. przez biuro rachunkowe
Układ widocznych tam faktur jest taki sam w każdej z zakładek.
Faktur w KSeF nie można usunąć, więc po jakimś czasie może ich się całkiem sporo nazbierać, a to oznacza, że bardzo ważnym elementem jest tu Filtr, który umożliwia zawężenie listy faktur widocznych na ekranie.
kliknij, aby powiększyć
Domyślnym ustawieniem filtra jest ostatnich 30 dni, ale można samodzielnie ustawić kryteria.
Wejście do ustawień filtra następuje po naciśnięciu strzałki z lewej strony:
kliknij, aby powiększyć
Przy większej ilości faktur jest to z pewnością bardzo pożyteczne narzędzie. Tym bardziej, że w aplikacji nie ma żadnego mechanizmu umożliwiającego zaznaczenie, że dana faktura jest już pobrana, odhaczona czy też błędna. MF zapowiada, że od kwietnia będzie możliwość zaznaczenia i oflagowania tych, które nas nie dotyczą.
Na grupach FB czytałam także, że zdarzają się przypadki błędnego wpisania danych odbiorcy, choć cała reszta jest prawidłowa. Tu warto pamiętać, że nie da się już tego poprawić notą, konieczna jest faktura korygująca.
Aplikacja Testowa KSEF to oficjalne narzędzie MF pozwalające na testy KSEF. Zawsze lepiej ćwiczyć na bazie testowej niż prawdziwym środowisku produkcyjnym. Czasu zostało mało,
1 kwietnia 2026 już się zbliża i lepiej być przygotowanym. Tym bardziej, że już od 1 lutego każdy, nawet najmniejszy przedsiębiorca zaczyna odbierać niektóre faktury już z KSEF.
Owszem, jest wiele programów komercyjnych do wystawiania faktur i automatycznego przesyłania ich do KSEF, ale wiąże się to jednak z całkiem niemałymi kosztami. Ja prowadzę swoją księgowość sama, w oparciu o bazę Access. Ostatnio rozbudowałam ją o możliwość generowania każdej z wystawionych faktur jako plik xml zgodny ze schematem faktur ustrukturyzowanych. Potem taki plik wystarczy wstawić do KSEF i wysłać.
A ponieważ zawsze warto wcześniej poćwiczyć – warto wykorzystać do tego Aplikację testową.
Można ją znaleźć tu:
Klikamy przycisk Logowanie i otwiera się nowy formularz:
kliknij, aby powiększyć
Wybieramy opcję logowania uwierzytelnieniem testowym i przechodzimy do następnej strony.
kliknij,aby powiększyć
Po kolei , jak na screenie powyżej generujemy certyfikat testowy, dwukrotnie wpisujemy NIP i naciskamy przycisk Uwierzytelnij do aplikacji testowej.
Nie podajemy tu żadnych danych osobowych. Możemy też wpisać tu dowolny numer NIP (nie testowałam numerów typu same zera czy temu podobne).
I to wszystko – jesteśmy w środowisku testowym. Wygląda tak samo jak prawdziwa baza produkcyjna, choć logowanie jest już z uwierzytelnieniem danych i tylko w powiązaniu z numerem NIP, którego jesteśmy właścicielem lub zostaliśmy upoważnieni. Wprowadzone do bazy testowej faktury znikają po jakimś czasie.
Od końca lutego mam już swoje pierwsze doświadczenia z fakturami KSEF. 26-go lutego dostałam pierwszą fakturę zakupową. Dostawca przysłał mi też mailem – z wyraźnym zaznaczeniem, że jest to tylko obraz faktury KSEF. Zalogowałam się do Aplikacji Podatnika i rzeczywiście – była. Pobrałam ją bez problem i w PDF i w xml. Wstawiłam je jako załączniki do swojej własnej aplikacji Accessa.
Dwa dni później, w uzgodnieniu z zaprzyjaźnionym klientem, wysłałam swoją pierwszą. Wprawdzie trochę czasu mi to zajęło, gdyż generując plik xml z mojego Accessa, znalazłam błąd, którego wcześniej nie wyłapałam, ale potem poszło sprawnie. Choć fakt, że moja księgowość jest prosta, więc to nie żadne mistrzostwo świata, ale jednak. Tym bardziej, że siedzę nad dwoma innymi, już decydowanie bardziej złożonymi projektami – też generującymi fakturę restrukturyzowaną z bazy Access.
Są szanse, że też się uda.
Przede mną jeszcze nowy schemat JPK…
Trochę czasu to zajmuje, ale za to jaka satysfakcja 😀
Pierwsze dni KSEF mamy już za sobą. Wprawdzie mam czas do 1 kwietnia, ale chyba jestem już przygotowana i mam nadzieję, że dam sobie radę z generowanie faktur restrukturyzowanych. Wysłałam już plik JPK za styczeń – ostatni raz w takiej formie, gdyż już wiadomo, że za luty będzie nowy. Czekam jak się pojawi nowy, uwzględniający KSEF wzór szablonu i tu też trzeba będzie przerobić i dostosować do nowego schematu. Dla mnie to w zasadzie ciekawe wyzwanie informatyczne, tworzenie kodu do generowania plików XML w Excelu i Accessie idzie mi już całkiem szybko i sprawnie.
Dołączyłam do kilku poświęconych KSEF grupom na Facebooku i czytając zamieszczone tam -mam wątpliwości, czy start KSEF to na pewno sukces. Nawet biorąc pod uwagę, że w internecie łatwiej się narzeka i krytykuje niż chwali, to jednak wiele z poruszonych tam tematów to konkretne pytania i pytania, z którymi nie wiadomo jak sobie poradzić. A to dopiero początek – od lutego ruszyły duże firmy, w kwietniu ruszają pozostałe, w tym mikrofirmy. I dopiero się zacznie…
Niestety, moim zdaniem większość JDG nie jest przygotowana do takiej rewolucji. Wiele z nich też może mieć problem nawet z bieżącą obsługą aplikacji do wystawania faktur, w tym z pilnowaniem terminu wystawienia faktury i terminu nadania numeru w KSEF. Owszem, można korzystać z usług biur rachunkowych, ale nawet wystawienie certyfikatu musi zrobić sam i osobiście właściciel firmy. Poza tym już słychać głosy, że biura rachunkowe podnoszą ceny usług – trudno się dziwić, też mają zdecydowanie więcej pracy. Co gorsza – coraz więcej osób zgłasza problemy z zalogowaniem się profilem zaufanym. Osobiście nie mogę tego potwierdzić – od tygodnia za każdym razem udało mi się wejść, choć SMS z kodem potwierdzającym przychodzi coraz później. A za chwilę będzie przez wszystkich używany i to wiele razy dziennie.
Kto odniesie największą korzyść? Wygląda na to, głównie duzi producenci oprogramowania do obsługi księgowej, choć tu również czytałam posty, że zdarzają się błędy. Jakoś jednak nie wydaje mi się, aby mogło to spowodować znaczne uszczelnienie systemu podatkowego. Moim zdaniem większe korzyści mogłaby przynieść głęboka analiza plików JPK. Choć z pewnością trudno odnieść moją perspektywę do spojrzenia na całość systemu podatkowego.
Lubię ministra Domańskiego, jest naprawdę sympatyczny, ale obawiam się, że prawdziwe problemy dopiero się zaczną.
Gdy kilka lat temu wdrażano obowiązkowy JPK byłam bliska tego, żeby dać sobie spokój i zlikwidować swoją JDG. Nie chcąc się jednak poddawać bez walki, postanowiłam spróbować. Moja „księgowość” jest prosta – KPiR prowadzona we własnej aplikacji Access, faktury proste i bez większych przypadków szczególnych. Spróbowałam przez PowerQuery ściągnąć do Excela, tam zbudowałam sobie raport i procedurą VBA generuję plik JPK w xml. A potem na stronach MF z wykorzystaniem narzędzi dla małych firm wysyłam i pobieram raport. Owszem, czasem pojawiały się komunikaty o błędzie, ale jednocześnie automatycznie można pobrać info, w którym wierszu i kolumnie jest błąd. Generalnie – nie ma jednak problemów.
Miałam nadzieję, że z KSeF będzie podobnie. Owszem, podobno można przez API, ale to akurat nie jest moja mocna strona i nie podejmuję się tego nawet da siebie, a co dopiero dla kogoś. Jednak wygenerowanie takiego pliku xml, żeby potem wrzucić go do KSeF jest jak najbardziej w zasięgu moich możliwości.
No więc się zabrałam do pracy.
Zajęło mi to 3 dni. Prawie na pamięć znam już broszurę informacyjną struktury logicznej. Zaczęłam od FA(2). Zrobiłam, po drodze zaliczając oczywiście wiele błędów i potknięć
(a niestety literówki też mi się zdarzają). Próbowałam wrzucać plik do testów KSeF i ciągle miałam komunikat: Wskazany plik nie jest prawidłowym plikiem XML e-Faktury.
I co dalej? Gdzie szukać błędu? Owszem, korzystałam z pomocy AI (świetna pomoc do walidacji), ale niestety, ciągle to samo.
W końcu spróbowałam z innej strony. Wystawiłam w aplikacji ręcznie fakturę (z podobnymi danymi jak te, które były w generowanej przeze mnie wcześniej fakturze. No i bingo. Porównałam pliki i znalazłam przyczynę błędu. Okazało się, że aplikacja testowa przyjmuje fakturę ustrukturyzowaną FA(3),
a nie FA(2). Cóż, biorąc pod uwagę, że FA(3) wchodzi dopiero od
1 lutego br. – było to dla mnie zaskoczeniem. Po zmianie wzoru i prześledzeniu zmian w strukturze logicznej FA(3) – system już nie odrzucił, choć poinformował o błędach. Tym razem pojawił się też dodatkowy przycisk: Edytuj. Po naciśnięciu go następuje przejście do formularza i szybko udało mi się znaleźć przyczynę. Za bardzo przejęłam się anonimizowanie danych i wpisałam jakieś przypadkowe ciągi cyfr jako numery NIP. Po wpisaniu rzeczywistych – udało się, pełen sukces.
Szkoda, że nie mam szklanej kuli – byłoby łatwiej.
Generalnie brakuje mi informacji zwrotnej – co i w którym miejscu jest źle. Cóż…
No i jeszcze jedno. Śledziłam szczegółowo instrukcję schematu struktury. Moja księgowość jest naprawdę banalnie prosta, więc niewiele punktów mnie dotyczy. Na wszelki wypadek jednak – widząc co chwilę odwołania do konkretnego artykułu, punktu i ustępu w ustawie o podatku od towarów i usług – przeszukiwałam ustawę weryfikując, czy mnie to dotyczy.
Teraz przede mną kolejne wyzwanie: muszę rozbudować aplikację zaprzyjaźnionej firmy też o generowanie takich plików faktur. Tam też jest aplikacja Access zarządzająca całą produkcją (bardzo skomplikowaną) i faktury, dowody WZ, potwierdzenia wpłat gotówkowych są tylko jednym z elementów. Aplikacja nie jest moja od początku, ale wiele jej elementów akurat ja tworzyłam, więc ją znam. Tym razem nie da się jednak pominąć wielu elementów struktury – jeszcze raz krok po kroku będę musiała przeglądać całość, zaglądając także do ustawy.
Jak mi się to uda – chyba będę mogła zacząć prowadzić szkolenia z KSeF od strony informatycznej 😀
Przed nami ostatni miesiąc na rozliczenie podatku dochodowego za 2024 rok. Na szczęście teraz jest to już całkiem proste, nie trzeba się bawić w wypełnianie żadnych papierowych formularzy i zanoszenie ich do US czy wysyłanie pocztą. Choć jeśli trzeba dopłacić – boli jak wcześniej.
Tak jak w poprzednich latach o przeznaczeniu części naszego podatku możemy zdecydować sami. Wystarczy wybrać jakąś organizację pożytku publicznego i wpisać jej numer KRS do PIT.
Aktualny spis takich OPP jest tu:
Kogo wybrać? Ja z reguły co roku mam wątpliwości – jest wielu potrzebujących, tylu czyniących dobre rzeczy, wartych wsparcia, a nas to przecież nic nie kosztuje.
Czym się kierować?
Ja w tym roku wybrałam pod wpływem po wpływem impulsu. Na Facebooku wpadł mi w oczy post jednego z kolegów z czasów szkolnych, w którym prosi o pomoc dla swojego syna.
Mam syna w tym wieku i potrafię sobie wyobrazić, że też robiłabym wszystko. Zadziałało to na mnie. Moje 1,5% podatku poszło na ten cel.
A wy co wybieracie? Ktoś ma jakieś ciekawe cele? Jeśli nie, to zachęcam o przekazanie na ten cel jak na grafice.
Warto pomagać.
Po wejściu widoczne są ostatnie sesje wysyłania faktur. Można też, podobnie jak przy w menu faktur, zastosować filtry ograniczające listę. 
