Z Aplikacji Podatnika KSeF można także pobrać UPO do wysłanych faktur. Po co? Szczerze mówiąc – sama nie wiem. Wydaje mi się, że wysłanie faktury w KSeF i pobranie jej np.w formacie PDF, z przydzielonym numerem KSeF jest jednoznaczne z tym, że faktura trafiła do systemu i dodatkowe ściąganie UPO jest zupełnie niepotrzebne. Może jednak się mylę lub o czymś nie wiem? W każdym razie na wszelki wypadek ściągam i wstawiam jako załącznik do swojej własnej własnej aplikacji Access, gdzie wystawiam i odbieram faktury oraz prowadzę wszystkie rozliczenia.
UPO w KSeF można pobrać wybierając w menu pozycję Historia Sesji:
Po wejściu widoczne są ostatnie sesje wysyłania faktur. Można też, podobnie jak przy w menu faktur, zastosować filtry ograniczające listę.
kliknij, aby powiększyć
Kliknięcie w którąś z sekcji powoduje pokazanie jej szczegółów. Poniżej jest także przycisk Pobierz UPO zbiorcze.
kliknij, aby powiększyć
Do wyboru jest format xml lub PDF. Jeżeli w trakcie sesji zostało wysłanych kilka faktur, zostanie pobrane UPO dla każdej z nich. Pojedyncze UPO dla faktury można pobrać też klikając na kropki w ostatniej kolumnie:
Poprzednia notka opisuje logowanie się do Aplikacji Testowej Podatnika. Logowanie do bazy produkcyjnej KSeF wygląda prawie tak samo, choć w tym przypadku po wpisaniu numeru NIP konieczne jest logowanie uwierzytelnione. W przypadku JDG – nie są potrzebne żadne certyfikaty, wystarczy po prostu profil zaufany przypisany do NIP-u.
Na wszelki wypadek przypominam: faktur wysłanych w KSeF nie da się usunąć – zostają tam. W aplikacji testowej także nie da się ich usunąć, tu jednak znikają same po kilku tygodniach. Moje pierwsze, wysłane w ramach testów już nie są widoczne. Zdecydowanie lepiej testować i uczyć się na aplikacji testowej niż w prawdziwej bazie.
Po wejściu do aplikacji mamy taki widok:
kliknij, aby powiększyć
Prowadzę JDG, nie mam księgowej, nie korzystam z żadnych komercyjnych programów do rachunkowości, nie potrzebuję więc żadnych certyfikatów – nie będę tu więc opisywać tej części, gdyż mało o niej wiem. Skoncentruję się na fakturach.
Menu Faktury wygląda tak:
Wchodząc w opcję Lista Faktur możemy zobaczyć wszystkie wysłane i odebrane faktury.
kliknij, aby powiększyć
Mamy tu dwie główne zakładki:
Faktury sprzedażowe (Podmiot1), gdzie znajdują się wszystkie wystawione przez nas faktury
Faktury zakupowe (Podmiot2), gdzie znajdują się wszystkie otrzymane przez nas faktury
Faktury podmiotu innego (Podmiot3), gdzie znajdują się wszystkie faktury, w których jesteśmy wskazani jako odbiorca (dotyczy JST i GV)
Faktury podmiotu upoważnionego – faktury wystawione w naszym imieniu np. przez biuro rachunkowe
Układ widocznych tam faktur jest taki sam w każdej z zakładek.
Faktur w KSeF nie można usunąć, więc po jakimś czasie może ich się całkiem sporo nazbierać, a to oznacza, że bardzo ważnym elementem jest tu Filtr, który umożliwia zawężenie listy faktur widocznych na ekranie.
kliknij, aby powiększyć
Domyślnym ustawieniem filtra jest ostatnich 30 dni, ale można samodzielnie ustawić kryteria.
Wejście do ustawień filtra następuje po naciśnięciu strzałki z lewej strony:
kliknij, aby powiększyć
Przy większej ilości faktur jest to z pewnością bardzo pożyteczne narzędzie. Tym bardziej, że w aplikacji nie ma żadnego mechanizmu umożliwiającego zaznaczenie, że dana faktura jest już pobrana, odhaczona czy też błędna. MF zapowiada, że od kwietnia będzie możliwość zaznaczenia i oflagowania tych, które nas nie dotyczą.
Na grupach FB czytałam także, że zdarzają się przypadki błędnego wpisania danych odbiorcy, choć cała reszta jest prawidłowa. Tu warto pamiętać, że nie da się już tego poprawić notą, konieczna jest faktura korygująca.
Pierwsze dni KSEF mamy już za sobą. Wprawdzie mam czas do 1 kwietnia, ale chyba jestem już przygotowana i mam nadzieję, że dam sobie radę z generowanie faktur restrukturyzowanych. Wysłałam już plik JPK za styczeń – ostatni raz w takiej formie, gdyż już wiadomo, że za luty będzie nowy. Czekam jak się pojawi nowy, uwzględniający KSEF wzór szablonu i tu też trzeba będzie przerobić i dostosować do nowego schematu. Dla mnie to w zasadzie ciekawe wyzwanie informatyczne, tworzenie kodu do generowania plików XML w Excelu i Accessie idzie mi już całkiem szybko i sprawnie.
Dołączyłam do kilku poświęconych KSEF grupom na Facebooku i czytając zamieszczone tam -mam wątpliwości, czy start KSEF to na pewno sukces. Nawet biorąc pod uwagę, że w internecie łatwiej się narzeka i krytykuje niż chwali, to jednak wiele z poruszonych tam tematów to konkretne pytania i pytania, z którymi nie wiadomo jak sobie poradzić. A to dopiero początek – od lutego ruszyły duże firmy, w kwietniu ruszają pozostałe, w tym mikrofirmy. I dopiero się zacznie…
Niestety, moim zdaniem większość JDG nie jest przygotowana do takiej rewolucji. Wiele z nich też może mieć problem nawet z bieżącą obsługą aplikacji do wystawania faktur, w tym z pilnowaniem terminu wystawienia faktury i terminu nadania numeru w KSEF. Owszem, można korzystać z usług biur rachunkowych, ale nawet wystawienie certyfikatu musi zrobić sam i osobiście właściciel firmy. Poza tym już słychać głosy, że biura rachunkowe podnoszą ceny usług – trudno się dziwić, też mają zdecydowanie więcej pracy. Co gorsza – coraz więcej osób zgłasza problemy z zalogowaniem się profilem zaufanym. Osobiście nie mogę tego potwierdzić – od tygodnia za każdym razem udało mi się wejść, choć SMS z kodem potwierdzającym przychodzi coraz później. A za chwilę będzie przez wszystkich używany i to wiele razy dziennie.
Kto odniesie największą korzyść? Wygląda na to, głównie duzi producenci oprogramowania do obsługi księgowej, choć tu również czytałam posty, że zdarzają się błędy. Jakoś jednak nie wydaje mi się, aby mogło to spowodować znaczne uszczelnienie systemu podatkowego. Moim zdaniem większe korzyści mogłaby przynieść głęboka analiza plików JPK. Choć z pewnością trudno odnieść moją perspektywę do spojrzenia na całość systemu podatkowego.
Lubię ministra Domańskiego, jest naprawdę sympatyczny, ale obawiam się, że prawdziwe problemy dopiero się zaczną.
Gdy kilka lat temu wdrażano obowiązkowy JPK byłam bliska tego, żeby dać sobie spokój i zlikwidować swoją JDG. Nie chcąc się jednak poddawać bez walki, postanowiłam spróbować. Moja „księgowość” jest prosta – KPiR prowadzona we własnej aplikacji Access, faktury proste i bez większych przypadków szczególnych. Spróbowałam przez PowerQuery ściągnąć do Excela, tam zbudowałam sobie raport i procedurą VBA generuję plik JPK w xml. A potem na stronach MF z wykorzystaniem narzędzi dla małych firm wysyłam i pobieram raport. Owszem, czasem pojawiały się komunikaty o błędzie, ale jednocześnie automatycznie można pobrać info, w którym wierszu i kolumnie jest błąd. Generalnie – nie ma jednak problemów.
Miałam nadzieję, że z KSeF będzie podobnie. Owszem, podobno można przez API, ale to akurat nie jest moja mocna strona i nie podejmuję się tego nawet da siebie, a co dopiero dla kogoś. Jednak wygenerowanie takiego pliku xml, żeby potem wrzucić go do KSeF jest jak najbardziej w zasięgu moich możliwości.
No więc się zabrałam do pracy.
Zajęło mi to 3 dni. Prawie na pamięć znam już broszurę informacyjną struktury logicznej. Zaczęłam od FA(2). Zrobiłam, po drodze zaliczając oczywiście wiele błędów i potknięć
(a niestety literówki też mi się zdarzają). Próbowałam wrzucać plik do testów KSeF i ciągle miałam komunikat: Wskazany plik nie jest prawidłowym plikiem XML e-Faktury.
I co dalej? Gdzie szukać błędu? Owszem, korzystałam z pomocy AI (świetna pomoc do walidacji), ale niestety, ciągle to samo.
W końcu spróbowałam z innej strony. Wystawiłam w aplikacji ręcznie fakturę (z podobnymi danymi jak te, które były w generowanej przeze mnie wcześniej fakturze. No i bingo. Porównałam pliki i znalazłam przyczynę błędu. Okazało się, że aplikacja testowa przyjmuje fakturę ustrukturyzowaną FA(3),
a nie FA(2). Cóż, biorąc pod uwagę, że FA(3) wchodzi dopiero od
1 lutego br. – było to dla mnie zaskoczeniem. Po zmianie wzoru i prześledzeniu zmian w strukturze logicznej FA(3) – system już nie odrzucił, choć poinformował o błędach. Tym razem pojawił się też dodatkowy przycisk: Edytuj. Po naciśnięciu go następuje przejście do formularza i szybko udało mi się znaleźć przyczynę. Za bardzo przejęłam się anonimizowanie danych i wpisałam jakieś przypadkowe ciągi cyfr jako numery NIP. Po wpisaniu rzeczywistych – udało się, pełen sukces.
Szkoda, że nie mam szklanej kuli – byłoby łatwiej.
Generalnie brakuje mi informacji zwrotnej – co i w którym miejscu jest źle. Cóż…
No i jeszcze jedno. Śledziłam szczegółowo instrukcję schematu struktury. Moja księgowość jest naprawdę banalnie prosta, więc niewiele punktów mnie dotyczy. Na wszelki wypadek jednak – widząc co chwilę odwołania do konkretnego artykułu, punktu i ustępu w ustawie o podatku od towarów i usług – przeszukiwałam ustawę weryfikując, czy mnie to dotyczy.
Teraz przede mną kolejne wyzwanie: muszę rozbudować aplikację zaprzyjaźnionej firmy też o generowanie takich plików faktur. Tam też jest aplikacja Access zarządzająca całą produkcją (bardzo skomplikowaną) i faktury, dowody WZ, potwierdzenia wpłat gotówkowych są tylko jednym z elementów. Aplikacja nie jest moja od początku, ale wiele jej elementów akurat ja tworzyłam, więc ją znam. Tym razem nie da się jednak pominąć wielu elementów struktury – jeszcze raz krok po kroku będę musiała przeglądać całość, zaglądając także do ustawy.
Jak mi się to uda – chyba będę mogła zacząć prowadzić szkolenia z KSeF od strony informatycznej 😀
Wczoraj publikowałam notkę o błędzie 120 przy wysyłaniu JPK,
a dziś rano na mojej skrzynce pocztowej pojawiła się odpowiedź z Helpdesku MF. W mailu informacja o tym, że pojawiły się problemy z uzyskaniem UPO, ale w tej chwili już powinno być dobrze. Do tego link do komunikatu technicznego MF:
Sprawdziłam, zadziałało. Pobrałam UPO.
Inna bajka, że problem miałam w dn.7-8 grudnia, a komunikat mówi o dacie 9 grudnia, ale ważne, że działa.
2 dni temu za pomocą aplikacji JPK_WEB (czyli oficjalnego narzędzia MF) wysłałam plik JPK za miesiąc listopad. Robię tak od dawna co miesiąc. Nie wiem, co poszło nie tak, ale próba pobrania UPO skończyłam się takim komunikatem:
Sesja została poprawnie zakończona. Dane zostały poprawnie zapisane. Trwa weryfikacja dokumentu (120)
kliknij, aby powiększyć
Cóż, nigdy wcześnie mi się to nie zdarzyło. Spokojnie jednak odczekałam i gdy wczoraj nadal nic, zajrzałam ponownie do pliku JPK. Wyłapałam, że mam błąd (literówkę) w oznaczeniu jednej z faktur otrzymanych. Poprawiłam, wysłałam ponownie (choć teraz jako korektę) nie wydaje mi się jednak, żeby to mogło być przyczyną. Próba pobrania UPO – skończyła się też jak wyżej.
No i teraz czekam na 2 potwierdzenia.
Tak, już wczoraj wysłałam maila na Helpdesk MF. Odpowiedzi jeszcze nie mam.
Wiem, że jeszcze jest sporo czasu do terminu JPK, ale chciałam mieć to już z głowy. Tym bardziej, że mój plik JPK to właściwie mały pliczek – kilka pozycji i to tylko z Ewidencji, VAT rozliczam kwartalnie.
Kończą mi się pomysły – co dalej?
Zaprzątnięta całkowicie remontem mieszkania, prawie przegapiłam – na szczęście subskrybuję newsletter portalu egospodarka.pl. Przeglądając je zauważyłam, że coś się zmieniło w składaniu VAT unijnym. Mimo, że nadal rozliczam VAT kwartalnie – to od początku tego roku deklaracje VAT-UE składa się tylko miesięcznie i w dodatku tylko drogą elektroniczną. To drugie to akurat nie problem i tak od dawna korzystam z aplikacji e-deklaracje do wypełniania i wysyłania poszczególnych formularzy podatkowych. I w sumie nie jest też problemem robienie to w cyklu miesięcznym. Zdenerwowałam się, gdyż mając zaległości w przeglądaniu maili – trafiłam na informację późno i przypadkiem. Ciekawe, co byłoby gdybym dowiedziała się o tym dopiero w kwietniu, szukając formularza kwartalnego? Tym bardziej, że jeszcze w styczniu wysyłałam deklarację za IV kwartał roku 2016.
Niestety, zmiany w naszym prawie i podatkach są tak często, że trudno nadążyć. A konsekwencje mogą poważne…
Ministerstwo Finansów po raz kolejny ogłosiło przygotowania do wprowadzenia loterii paragonowej. Pierwszy raz słyszałam o tym chyba dobry rok temu, tym razem ma być zrealizowany na jesieni tego roku. Czy to dobry pomysł? Moim zdaniem wcale nie taki zły. Żyłkę hazardu ma w sobie pewnie wiele osób, a tu nawet nie trzeba wydawać dodatkowych pieniędzy jak w przypadku różnych gier losowych. Wystarczy zarejestrować swój otrzymany w sklepie paragon.
Sam pomysł z punktu widzenia państwa ma swoje uzasadnienie. Jego głównym zadaniem jest zwrócenie uwagi na to, czy sklepy i punkty usługowe, z których korzystamy płacą podatki. Prostym i oczywistym dowodem na to jest paragon z kasy fiskalnej. Jeżeli będziemy go żądać w każdym sklepie, u fryzjera, w gabinecie kosmetycznym, u lekarza – fiskus zyska,zmniejszy się szara strefa. W dodatku wcale nie trzeba zwiększać kontroli w terenie, każdy kupujący sam zadba, aby cała sprzedaż była rejestrowana.
Patrząc na to z perspektywy przedsiębiorców, przynajmniej tych uczciwych, też nie jest to zły pomysł. Komuś, kto uczciwie płaci podatki, jest trudniej konkurować z właścicielem firmy ukrywającej przed fiskusem swoje prawdziwe przychody, a więc mającym niższe koszty i płacącym niższe podatki.
Ciekawe, co z tego ostatecznie wyjdzie? Ile osób zacznie brać udział w tej paragonowej loterii? W każdym razie efekty w postaci większych wpływów podatkowych powinny być widoczne,.
Portale biznesowo-finansowe przeglądam stale, starając się być w miarę na bieżąco. Newsy z ostatnich dni donoszą o wielkiej rewolucji związanej z ustawą o VAT. Zmiany weszły w życie z dniem 1 stycznia 2014r. Przeglądam je i próbuję się zorientować – co one oznaczają dla mnie? Zmieniły się terminy wystawiania faktur. Nie jest to już najpóźniej 7 dni od wykonania usługi, czas ten został wydłużony. Obecnie fakturę można wystawić w terminie do 15-go dnia miesiąca następnego po wykonaniu usługi czy dostarczeniu towaru. Nie zmienia to jednak faktu, że obowiązek podatkowy powstaje i tak w momencie realizacji zlecenia. W moim przypadku nie zmienia się więc nic – faktury wystawiam od razu. Nie planuję też wystawiania faktur przed faktem – obecnie jest taka możliwość (na 30 dni przed).
Bardziej niepokoi mnie natomiast kwestia odliczenia VAT. Od wczoraj prawo do odliczenia VAT występuje po spełnieniu 2 warunków:
otrzymania faktury
powstania obowiązku podatkowego u wystawcy faktury
Jakoś zupełnie nie czuję tego drugiego punktu. Może dotyczy to faktur wystawianych przed wykonaniem usługi? Coś zamiast faktury proforma? Cóż, stosuję zasadę, że faktury księguję zawsze z datą ich otrzymania, więc chyba też się tu niewiele dla mnie zmienia? Na szczęście nie handluję stalą czy złomem, więc nie muszę pilnować, czy mój kontrahent odprowadził VAT…..
A gdyby ktoś potrzebował – tekst jednolity ustawy o VAT jest tu:
W ramach cięcia kosztów postanowiłam ostatnio zmienić hosting witryny internetowej. Do tej pory korzystałam z nazwa.pl, ale gdy na ostatnio fakturze proforma zobaczyłam, że opłata znowu wzrosła, postanowiłam poszukać tańszego dostawcy. Skorzystałam z promocji i wykupiłam miejsce na serwerze na portalu home.pl. Wyszło mi prawie 500zł taniej, więc z pewnością się opłacało. Niestety, już na starcie okazuje się, że mam problem, choć wcale nie technicznej natury.
Tydzień temu, 23-go grudnia pierwszą sesją Elixiru z mojego banku wyszły 2 przelewy: do nazwy.pl z opłatą za domenę oraz do home.pl z opłatą za serwer. Jeszcze tego samego dnia z home.pl dotarł do mnie mail, że płatność została przyjęta i mam czekać na informację o fakturze – wybrałam opcje faktury elektronicznej. Dzień później pobrałam sobie fakturę z nazwa.pl i ciągle czekam na home.pl. Poniżej minęło już 7 dni, a w panelu klienta ciągle nie widać faktury. Zadzwoniłam więc na infolinię i dowiedziałam się, że mam się nie denerwować, gdyż na pewno otrzymam fakturę i to z taką datą – jak zapłaciłam. A tak w ogóle – to ich wewnętrzny regulamin mówi o tym, że faktura jest wystawiana w ciągu 7 dni roboczych. To ostatnie mnie nieco wkurzyło, więc spokojnie wytłumaczyłam konsultantowi, że ustawa o VAT jest aktem prawnym zdecydowanie wyższego rzędu niż wewnętrzne regulaminy firm, a więc mało mnie to obchodzi. Poza tym kończy się miesiąc, kwartał i rok, mamy XXI wiek i wystawienie faktury w wersji elektronicznej nie powinno stanowić żadnego problemu. Podobno faktura powinna się pojawić jutro do godz.12.00. Mam nadzieję, że tak będzie, ale jak na pierwsze zetknięcie – nie jestem zachwycona. Coś tam jednak nie gra, skoro tak długo trwa wystawianie faktur. Mam nadzieję, że później będzie lepiej, ale chyba już jestem nieco zrażona.
Po wejściu widoczne są ostatnie sesje wysyłania faktur. Można też, podobnie jak przy w menu faktur, zastosować filtry ograniczające listę. 
