Kategoria: Moja firma

UPO w KSeF

Z Aplikacji Podatnika KSeF można także pobrać UPO do wysłanych faktur. Po co? Szczerze mówiąc – sama nie wiem.  Wydaje mi się, że wysłanie faktury w KSeF i pobranie jej np.w formacie PDF, z przydzielonym numerem KSeF jest jednoznaczne z tym, że faktura trafiła do systemu i dodatkowe ściąganie UPO jest zupełnie niepotrzebne. Może jednak się mylę lub o czymś nie wiem? W każdym razie na wszelki wypadek ściągam i wstawiam jako załącznik do swojej własnej własnej aplikacji Access, gdzie wystawiam i odbieram faktury oraz prowadzę wszystkie rozliczenia. 

UPO w KSeF można pobrać wybierając w menu pozycję Historia Sesji:

Po wejściu widoczne są ostatnie sesje wysyłania faktur. Można też, podobnie jak przy w menu faktur,  zastosować filtry ograniczające listę. 

kliknij, aby powiększyć

Kliknięcie w którąś z sekcji powoduje pokazanie jej szczegółów. Poniżej jest także przycisk Pobierz UPO zbiorcze. 

kliknij, aby powiększyć

Do wyboru jest format xml lub PDF. Jeżeli w trakcie sesji zostało wysłanych kilka faktur, zostanie pobrane UPO dla każdej z nich. Pojedyncze UPO dla faktury można pobrać też klikając na kropki w ostatniej kolumnie:

kliknij, aby powiększyć

A samo UPO faktury wygląda tak:

kliknij, aby powiększyć

Zapisuję, oczywiście nie drukując. I tyle.

Aplikacja Podatnika – wystawianie faktur w KSeF

Jedną z opcji w Aplikacji Podatnika KSeF jest także możliwość wystawienia faktur bezpośrednio w KSeF. 

Po kliknięciu Wystaw fakturę VAT następuje przejście do strony, gdzie można wypełnić kolejne pola faktury.

kliknij, aby powiększyć

Warto zwrócić uwagę na znajdując się przy poszczególnych fragmentach znaczki + (Rozwiń ) i – (Zwiń) odkrywające lub ukrywające poszczególne elementy faktury. Całość jest raczej intuicyjna i nie powinno być problemu z wypełnieniem.  
Warto zwrócić też uwagę na  blok Dodatkowy Opis, gdzie do każdej pozycji faktury można dodać dodatkowe informacje.  

kliknij, aby powiększyć

Taki dodatkowy opis do wybranych pozycji może być przydatny. W przykładowej wizualizacji faktury wygląda to tak:

kliknij, aby powiększyć

Przejście do kolejnej strony – po naciśnięciu przycisku Dalej na dole każdej strony.
Dobry rozwiązaniem jest możliwość pobrania danych kontrahenta przypisanych do numeru NIP. Wystarczy wpisać numer NIP i nacisnąć Pobierz dane. 
Nazwa oraz adres podstawią się automatycznie. Możliwość ta dotyczy zarówno Sprzedawcy jak i tu Nabywcy. W Aplikacji Testowej – dane sa częściowo ukryte, a adres zmieniony. 
Na końcu wystarczy nacisnąć przycisk Wystaw i  faktura jest wystawiona. 

Pobieranie faktur z KSeF

Z Aplikacji Podatnika KSeF można pobrać faktury w formacie xml oraz PDF. Do każdej wysłanej faktury można też pobrać UPO. 
Jak to zrobić? 
Na liście faktur można kliknąć na dowolną fakturę. Otworzy się jej podgląd jej wizualizacji. Po

W lewym górnym rogu znajduje się przycisk Pobierz. Kliknięcie w znajdującym się przy nim strzałkę pozwoli na wybór formatu PDF lub XML, a następnie faktura zostanie zapisana na komputerze (w folderze domyślnym, najczęściej Pobrane). 
Można też pobrać od razu więcej faktur, nie trzeba tego robić pojedynczo. Za pomocą filtra można ustawić własne kryteria (filtr domyślny to ostatnie 30 dni). Po kliknięciu w strzałkę z lewej strony 

otwiera się nowe okno, gdzie samodzielnie definiujemy parametry:

kliknij, aby powiększyć

Faktury, które chcemy pobrać z aplikacji – trzeba zaznaczyć w checkboxach z lewej strony. Niestety nie ma (a przynajmniej ja nie znalazłam) możliwości jednoczesnego zaznaczenia wszystkich faktur na liście, każdą trzeba zaznaczać osobno. 

kliknij, aby powiększyć

Następie naciskamy przycisk Pobierz

Do wyboru mamy PDF oraz XML. Przy kilku fakturach – tworzy się w ten sposób spakowany plik zip.

Po rozpakowaniu – pobrane faktury znajdują się w osobnym katalog pack.
Ja swoje rachunki prowadzę w własnej bazie Access. Dorobiłam już tam procedurę VBA, która odczytuje z każdego takiego pliku faktury jej numer i wstawia brakujący numer oraz datę KSeF w mojej bazie. Zrobiłam to sobie też w Excelu, ale raczej w ramach testu niż faktycznego wykorzystania. 
JPK za miesiąc luty też już wysłałam – oczywiście zgodnie z nowym schematem. Choć tu akurat w Excelu, jest prościej. Za pomocą PQ pobieram dane z Accessa do Excela, a sam plik JPK w formacie xml generuję już w VBA Excela. 

 

Menu faktur w Aplikacji Podatnika KSeF

 Poprzednia notka opisuje logowanie się do Aplikacji Testowej Podatnika. Logowanie do bazy produkcyjnej KSeF wygląda prawie tak samo, choć w tym przypadku po wpisaniu numeru NIP konieczne jest logowanie uwierzytelnione. W przypadku JDG – nie są potrzebne żadne certyfikaty, wystarczy po prostu profil zaufany przypisany do NIP-u. 

Strona główna Krajowego Systemu e-Faktur

Na wszelki wypadek przypominam: faktur wysłanych w KSeF nie da się usunąć – zostają tam. W aplikacji testowej także nie da się ich usunąć, tu jednak znikają same po kilku tygodniach. Moje pierwsze, wysłane w ramach testów już nie są widoczne. Zdecydowanie lepiej testować i uczyć się na aplikacji testowej niż w prawdziwej bazie. 

Po wejściu do aplikacji mamy taki widok:

kliknij, aby powiększyć

Prowadzę JDG, nie mam księgowej, nie korzystam z żadnych komercyjnych programów do rachunkowości, nie potrzebuję więc żadnych certyfikatów – nie będę tu więc opisywać tej części, gdyż mało o niej wiem. Skoncentruję się na fakturach. 

Menu Faktury wygląda tak: 

Wchodząc w opcję Lista Faktur możemy zobaczyć wszystkie wysłane i odebrane faktury. 

kliknij, aby powiększyć

Mamy tu dwie główne zakładki:

    • Faktury sprzedażowe (Podmiot1), gdzie znajdują się wszystkie wystawione przez nas faktury
    • Faktury zakupowe (Podmiot2), gdzie znajdują się wszystkie otrzymane przez nas faktury
    • Faktury podmiotu innego (Podmiot3), gdzie znajdują się wszystkie faktury, w których jesteśmy wskazani jako odbiorca (dotyczy JST i GV)
    • Faktury podmiotu upoważnionego – faktury wystawione w naszym imieniu np. przez biuro rachunkowe

Układ widocznych tam faktur jest taki sam w każdej z zakładek. 

Faktur w KSeF nie można usunąć, więc po jakimś czasie  może ich się całkiem sporo nazbierać, a to oznacza, że bardzo ważnym elementem jest tu Filtr, który umożliwia zawężenie listy faktur widocznych na ekranie. 

kliknij, aby powiększyć

Domyślnym ustawieniem filtra jest ostatnich 30 dni, ale można samodzielnie ustawić kryteria. 
Wejście do ustawień filtra następuje po naciśnięciu strzałki z lewej strony:

kliknij, aby powiększyć

Przy większej ilości faktur jest to z pewnością bardzo pożyteczne narzędzie. Tym bardziej, że w aplikacji nie ma żadnego mechanizmu umożliwiającego zaznaczenie, że dana faktura jest już pobrana, odhaczona czy też błędna. MF zapowiada, że od kwietnia będzie możliwość zaznaczenia i oflagowania tych, które nas nie dotyczą.  
Na grupach FB czytałam także, że zdarzają się przypadki błędnego wpisania danych odbiorcy, choć cała reszta jest prawidłowa. Tu warto pamiętać, że nie da się już tego poprawić notą, konieczna jest faktura korygująca. 

 

Moje pierwsze faktury KSEF

Od końca lutego mam już swoje pierwsze doświadczenia z fakturami KSEF. 26-go lutego dostałam pierwszą fakturę zakupową. Dostawca przysłał mi też mailem – z wyraźnym zaznaczeniem, że jest to tylko obraz faktury KSEF. Zalogowałam się do Aplikacji Podatnika i rzeczywiście – była. Pobrałam ją bez problem i w PDF i w xml. Wstawiłam je jako załączniki do swojej własnej aplikacji Accessa. 
Dwa dni później, w uzgodnieniu z zaprzyjaźnionym klientem, wysłałam swoją pierwszą. Wprawdzie trochę czasu mi to zajęło, gdyż generując plik xml z mojego Accessa, znalazłam błąd, którego wcześniej nie wyłapałam, ale potem poszło sprawnie. Choć fakt, że moja księgowość jest prosta, więc to nie żadne mistrzostwo świata, ale jednak. Tym bardziej, że siedzę nad dwoma innymi, już decydowanie bardziej złożonymi projektami – też generującymi fakturę restrukturyzowaną z bazy Access. 
Są szanse, że też się uda. 
Przede mną jeszcze nowy schemat JPK… 
Trochę czasu to zajmuje, ale za to jaka satysfakcja 😀 

Początki KSEF – co będzie później?

Pierwsze dni KSEF mamy już za sobą. Wprawdzie mam czas do 1 kwietnia, ale chyba jestem już przygotowana i mam nadzieję, że dam sobie radę z generowanie faktur restrukturyzowanych. Wysłałam już plik JPK za styczeń – ostatni raz w takiej formie, gdyż już wiadomo, że za luty będzie nowy. Czekam jak się pojawi nowy, uwzględniający KSEF wzór szablonu i tu też trzeba będzie przerobić i dostosować do nowego schematu. Dla mnie to w zasadzie ciekawe wyzwanie informatyczne, tworzenie kodu do generowania plików XML w Excelu i Accessie idzie mi już całkiem szybko i sprawnie. 
Dołączyłam do kilku poświęconych KSEF grupom na Facebooku i czytając zamieszczone tam -mam wątpliwości, czy start KSEF to na pewno sukces.  Nawet biorąc pod uwagę, że w internecie łatwiej się narzeka i krytykuje niż chwali, to jednak wiele z poruszonych tam tematów to konkretne pytania i pytania, z którymi nie wiadomo jak sobie poradzić.  A to dopiero początek – od lutego ruszyły duże firmy, w kwietniu ruszają pozostałe, w tym mikrofirmy.  I dopiero się zacznie… 

Niestety, moim zdaniem większość JDG nie jest przygotowana do takiej rewolucji. Wiele z nich też może mieć problem nawet z bieżącą obsługą aplikacji do wystawania faktur, w tym z pilnowaniem terminu wystawienia faktury i terminu nadania numeru w KSEF. Owszem, można korzystać z usług biur rachunkowych, ale nawet wystawienie certyfikatu musi zrobić sam i osobiście właściciel firmy. Poza tym już słychać głosy, że biura rachunkowe podnoszą ceny usług – trudno się dziwić, też mają zdecydowanie więcej pracy. Co gorsza – coraz więcej osób zgłasza problemy z zalogowaniem się profilem zaufanym. Osobiście nie mogę tego potwierdzić – od tygodnia za każdym razem udało mi się wejść, choć SMS z kodem potwierdzającym przychodzi coraz później. A za chwilę będzie przez wszystkich używany i to wiele razy dziennie. 

Kto odniesie największą korzyść? Wygląda na to, głównie duzi producenci oprogramowania do obsługi księgowej, choć tu również czytałam posty, że zdarzają się błędy. Jakoś jednak nie wydaje mi się, aby mogło to spowodować znaczne uszczelnienie systemu podatkowego. Moim zdaniem większe korzyści mogłaby przynieść głęboka analiza plików JPK. Choć z pewnością trudno odnieść moją perspektywę do spojrzenia na całość systemu podatkowego. 
Lubię ministra Domańskiego, jest naprawdę sympatyczny, ale obawiam się, że prawdziwe problemy dopiero się zaczną. 

Pora na KSeF czyli szukam szklanej kuli

Gdy kilka lat temu wdrażano obowiązkowy JPK byłam bliska tego, żeby dać sobie spokój i zlikwidować swoją JDG. Nie chcąc się jednak poddawać bez walki, postanowiłam spróbować. Moja „księgowość” jest prosta – KPiR prowadzona we własnej aplikacji Access, faktury proste i bez większych przypadków szczególnych. Spróbowałam przez PowerQuery ściągnąć do Excela, tam zbudowałam sobie raport i procedurą VBA generuję plik JPK w xml. A potem na stronach MF z wykorzystaniem narzędzi dla małych firm wysyłam i pobieram raport. Owszem, czasem pojawiały się komunikaty o błędzie, ale jednocześnie automatycznie można pobrać info, w którym wierszu i kolumnie jest błąd. Generalnie – nie ma jednak problemów. 
Miałam nadzieję, że z KSeF będzie podobnie. Owszem, podobno można przez API, ale to akurat nie jest moja mocna strona i nie podejmuję się tego nawet da siebie, a co dopiero dla kogoś. Jednak wygenerowanie takiego pliku xml, żeby potem wrzucić go do KSeF jest jak najbardziej w zasięgu moich możliwości. 
No więc się zabrałam do pracy. 

Zajęło mi to 3 dni. Prawie na pamięć znam już broszurę informacyjną struktury logicznej. Zaczęłam od FA(2). Zrobiłam, po drodze zaliczając oczywiście wiele błędów i potknięć
(a niestety literówki też mi się zdarzają).  Próbowałam wrzucać plik do testów KSeF i ciągle miałam komunikat:
Wskazany plik nie jest prawidłowym plikiem XML e-Faktury.

I co dalej? Gdzie szukać błędu? Owszem, korzystałam z pomocy AI (świetna pomoc do walidacji), ale niestety, ciągle to samo. 
W końcu spróbowałam z innej strony. Wystawiłam w aplikacji ręcznie fakturę (z podobnymi danymi jak te, które były w generowanej przeze mnie wcześniej fakturze. No i bingo. Porównałam pliki i znalazłam przyczynę błędu. Okazało się, że aplikacja testowa przyjmuje fakturę ustrukturyzowaną FA(3),
a nie FA(2). Cóż, biorąc pod uwagę, że FA(3) wchodzi dopiero od
1 lutego br. – było to dla mnie zaskoczeniem. Po zmianie wzoru i prześledzeniu zmian w strukturze logicznej FA(3) – system już nie odrzucił, choć poinformował o błędach. Tym razem pojawił się też dodatkowy przycisk: Edytuj. Po naciśnięciu go następuje przejście do formularza i szybko udało mi się znaleźć przyczynę. Za bardzo przejęłam się anonimizowanie danych i wpisałam jakieś przypadkowe ciągi cyfr jako numery NIP. Po wpisaniu rzeczywistych – udało się, pełen sukces. 

Szkoda, że nie mam szklanej kuli – byłoby łatwiej. 
Generalnie brakuje mi informacji zwrotnej – co i w którym miejscu jest źle. Cóż… 
No i jeszcze jedno. Śledziłam szczegółowo instrukcję schematu struktury. Moja księgowość jest naprawdę banalnie prosta, więc niewiele punktów mnie dotyczy. Na wszelki wypadek jednak – widząc co chwilę odwołania do konkretnego artykułu, punktu i ustępu w ustawie o podatku od towarów i usług – przeszukiwałam ustawę weryfikując, czy mnie to dotyczy. 

Teraz przede mną kolejne wyzwanie: muszę rozbudować aplikację zaprzyjaźnionej firmy też o generowanie takich plików faktur. Tam też jest aplikacja Access zarządzająca całą produkcją (bardzo skomplikowaną) i faktury, dowody WZ, potwierdzenia wpłat gotówkowych są tylko jednym z elementów. Aplikacja nie jest moja od początku, ale wiele jej elementów akurat ja tworzyłam, więc ją znam.  Tym razem nie da się jednak pominąć wielu elementów struktury – jeszcze raz krok po kroku będę musiała przeglądać całość, zaglądając także do ustawy. 
Jak mi się to uda – chyba będę mogła zacząć prowadzić szkolenia z KSeF od strony informatycznej 😀 

 

Dzień Księgowego

Każdy prowadzący własną firmę wie doskonale, jak ważny jest księgowy/księgowa. Nasz system podatkowy nie jest niestety ani prosty ani oczywisty ani przyjazny dla podatnika. Prowadząc rozliczenia finansowe firmy trzeba mieć naprawdę dużą wiedzę i to ciągle uzupełnianą i aktualizowaną.
Ja sama nie korzystam z usług żadnego biura rachunkowego, sama prowadzę swoją rachunkowość, ale w moim przypadku nie jest to zbyt skomplikowane. KPiR, tylko podstawowa stawka VAT i działalność daleka od zakresu objętego np. odwróconym VAT-em. Gdy zaczynałam – byłam obłożona książkami, korzystałam też z porad sąsiadki (księgowej z wieloletnim stażem). Sama zrobiłam też program do rachunkowości (aplikacja Access), co też wymusiło poznanie zasad. No i cały cas, również teraz – zaglądam na specjalistyczne portale i grupy dyskusyjne. Póki co – daje radę, choć z pewnością nie czuję się ekspertem w tej dziedzinie

16 lipca (czyli w najbliższą niedzielę) obchodzimy Dzień Księgowego.

Dzień Ksiegowego


VAT-UE tylko miesięczny

VAT-UE

 

Zaprzątnięta całkowicie remontem mieszkania, prawie przegapiłam – na szczęście subskrybuję newsletter portalu egospodarka.pl. Przeglądając je zauważyłam, że coś się zmieniło w składaniu VAT unijnym. Mimo, że nadal rozliczam VAT kwartalnie – to od początku tego roku deklaracje VAT-UE składa się tylko miesięcznie i w dodatku tylko drogą elektroniczną. To drugie to akurat nie problem i tak od dawna korzystam z aplikacji e-deklaracje do wypełniania i wysyłania poszczególnych formularzy podatkowych. I w sumie nie jest też problemem robienie to w cyklu miesięcznym. Zdenerwowałam się, gdyż mając zaległości w przeglądaniu maili – trafiłam na informację późno i przypadkiem. Ciekawe, co byłoby gdybym dowiedziała się o tym dopiero w kwietniu, szukając formularza kwartalnego? Tym bardziej, że jeszcze w styczniu wysyłałam deklarację za IV kwartał roku 2016.

Niestety, zmiany w naszym prawie i podatkach są tak często, że trudno nadążyć. A konsekwencje mogą poważne…

 

Jak rozliczać VAT....


E-puap – przedłużanie ważności Profilu zaufanego

Kilka dni temu opublikowałam krytyczną notkę na temat przedłużania ważności Profilu Zaufanego na portalu e-puap:
Nieprzyjazna e-biurokracja
Ponieważ okazało się, że nie jestem jedyna – postanowiłam podrążyć temat.

Portal prowadzony jest przez MAiC. Skorzystałam z dostępnego na stronie formularza kontaktowego (wejście u góry, z prawej strony):

e-puap

Opisałam sytuację z odrzuceniem mojego wniosku o przedłużenie ważności mojego profilu i poprosiłam o wyjaśnienie, z jakim wyprzedzeniem powinnam była złożyć taki wniosek, aby został przyjęty. Odpowiedź dostałam po kilku godzinach – od człowieka, nie z automatu. Jako załączniki – Printscreeny z poszczególnych kroków procedury przedłużania profilu.
Wygląda na to, że popełniłam błąd już na początku, gdyż zamiast wybrać opcję Przedłuż ważność PZ, nacisnęłam przycisk Wnioskuj o przedłużenie.

e-puapNie wiem w jakich przypadkach stosuje się ten pierwszy przycisk – może powinny być jednak jakieś etykietki przycisku z opisem? W każdym razie procedura dostępna pod  tym drugim przyciskiem zadziałała – mój Profil Zaufany jest ważny przez kolejne 3 lata.

Cieszy mnie też to, że Zespół Service Desk Centrum Projektów Informatycznych zareagował i to szybko i kompetentnie. Jednak warto czasem pytać. Oszczędziłam sobie w ten sposób konieczności zakładania nowego PZ i jego autoryzacji w którymś z urzędów.